Lze se setkat s různými názory...
Fenomen zvaný Bring Your Own Device (BYOD, česky „přineste si vlastní zařízení“) se po celém světě čím dál více rozmáhá. Řešení, kdy zaměstnanci používají svá soukromá zařízení (dnes hlavně chytré mobily, tablety a notebooky; v budoucnu to ale může čekat i přístroje typu Google Glass, chytré hodinky, počítače v automobilech apod.), využívá stále více firem.
Přestože má toto řešení i řadu nevýhod (například nutnost zvlášť řešit bezpečnost dat), výhody se mnohdy ukazují jako převažující. Firma ušetří za pořízení pracovních přístrojů, zaměstnanec u sebe nemusí nosit více zařízení a pracuje s tím, na které je zvyklý.
Nedávno se na serveru Lupa objevil článek, který se BYOD věnuje po právní stránce; autor v něm varuje před používání svobodného softwaru a naopak doporučuje ten proprietární. Následující odstavce mají za cíl uvést mylné informace na pravou míru a vysvětlit, jak to s těmi licencemi je.
Poznámka autora: V tomto článku se věnuji výhradně oblasti právní a administrativní. Nechci zde hodnotit dostupné funkce různých programů a jejich vhodnost pro konkrétní účely.
Aspekty používání softwaru v prostředí BYOD
BYOD není jen o tom, že se zaměstnavatel a zaměstnanec dohodnou, že druhý jmenovaný bude pro pracovní účely prostě využívat svůj vlastní telefon nebo notebook. Naopak, tohle je jen malá část toho, co je potřeba řešit. Oblast bezpečnosti, jakkoli důležitou, ponechme nyní stranou a zaměřme se na ostatní aspekty.
Legalita užívání softwaru
Vůbec nejdůležitější problematikou je legalita užívání softwaru – tedy aby každý program, který se v zařízení používá, byl vždy užíván oprávněně. Podle autorského zákona lze (kromě výjimek, které tu ale nemají význam) software užít jen na základě licence poskytnuté autorem. V licenční smlouvě, kterou se licence uděluje, si smluvní strany dohodnou podmínky užití.
Licenční smlouva může být uzavřena i přijetím veřejného návrhu. V podstatě tedy jakmile si někdo stáhne software a začne ho užívat (před čímž je seznámen s licenčními podmínkami), vzniká platná licenční smlouva a je udělena licence.
A tady je právě určitý kámen úrazu. Většina softwaru používaná na zařízeních BYOD bývá „prefabrikovaná“, čili je autoři vytvoří a poskytují za předem stanovených podmínek. Uživatel má obvykle jen možnosti „ber, nebo nech ležet“, čili buď se zaváže podmínky dodržovat, nebo licenci nezíská.
U proprietárního softwaru bývají licenční podmínky často velmi složité a u každého programu jiné. Vždy je užívání softwaru více či méně omezeno a pro BYOD je potřeba zkoumat, zda je v daném případě užití vůbec možné, resp. za jakých podmínek. Záleží samozřejmě i na tom, jestli si daný program pořídí zaměstnanec (a používá ho pro pracovní účely) nebo zda ho pořídí zaměstnavatel (a případně dovolí zaměstnanci jeho soukromé používání).
K častým omezením patří třeba nevýdělečnost užívání (ta ještě může být vymezena různě, takže použití třeba v nemocnici či domově pro seniory sem někdy spadá a jindy nikoli), počet současně spuštěných instancí programu (lze ho mít nainstalován víckrát), omezení na procesory či jádra, na velikost paměti atd. Často jde už o to, zda může vůbec zaměstnanec užít software „jménem zaměstnavatele“, protože ho v ten okamžik používá v podstatě jiný subjekt.
Tato omezení platí samozřejmě vždy, ale u BYOD jsou zvlášť velkým problémem, protože se na jediném zařízení objevují dva různé způsoby užití a příjemcem licence mohou být dva různé subjekty. Při nedostatečné opatrnosti (ale i s opatrností, protože to skutečně není jednoduché) může snadno dojít k porušení zákona neoprávněným užitím softwaru – a to s možnými právními následky pro zaměstnavatele i zaměstnance.
Je třeba zmínit také odchod zaměstnance. Skončí-li pracovní poměr, měl by zaměstnanec přestat užívat software, který měl k dispozici pro pracovní účely (a ke kterému má licenci zaměstnavatel). Jenže pokud zaměstnanec nespolupracuje, zmizí mimo dosah zaměstnavatele, případně tvrdí, že přístroj ztratil, nastává svízelná situace, kdy zaměstnavatel může například pozbýt licenci a nebo kdy zaměstnanec třeba i nevědomky užívá software nelegálně.
V kontrastu k tomu stojí svobodný software. Běžně používaných licencí (licenčních podmínek) je relativně malý počet a jejich společným znakem (vyplývajícím přímo z definice svobodného softwaru) je neomezené právo software užít, a to k jakémukoli účelu – ať už nevýdělečnému či výdělečnému. Odlišnosti mezi svobodnými licencemi se na toto v podstatě nevztahují, týkají se rozšiřování původní nebo modifikované podoby softwaru.
Použije-li se tedy svobodný software pro BYOD, prakticky nehrozí situace, že by byl tento software užíván neoprávněně, ať už ho pořídil zaměstnavatel či zaměstnanec. Není potřeba složitě zkoumat, zda podmínky danému prostředí vyhovují, protože u žádné svobodné licence problém s užíváním není.
Softwarový audit
Provádí-li se audit na legalitu softwaru (ať už ze zákona, kvůli vnitřnímu předpisu nebo i pro klid duše vedoucích pracovníků zaměstnavatele), přicházejí s proprietárním softwarem opět krušné chvilky. Kromě toho všeho, co platí pro legalitu softwaru, je potřeba ověřovat i soulad mezi dokumentovaným a skutečným stavem.
V čem je například problém? Nějaký software si do zařízení nainstaluje zaměstnanec, ale na základě své licence. Jak potom řešit, že se počet licencí liší od počtu instalací? A další věc – může mít zaměstnavatel software, jenž je vázán na hardware, který mu nepatří a ani k němu nemá žádné užívací právo (lze samozřejmě uzavřít nějakou smlouvu, ale je otázka, zda by to řešila)?
U svobodného softwaru opět není problém. Je-li veškerý software v zařízení licencován takto, je ověření legality velmi snadné – není potřeba kontrolovat počty instalací ani mnoho dalších věcí. Prostě se jen ověří, že má všechen software svobodnou licenci a to je vše.
Účetní a daňové aspekty
Podobné jako u softwarového auditu je to s oblastí daňovou a účetní. Licence k proprietárnímu software jsou totiž z účetního a daňového pohledu nehmotným majetkem, proto je třeba o nich náležitě účtovat. Při pořízení se licence zařadí do majetku, následně se účetně a daňově odpisuje (případně jde do účetních nákladů a daňových výdajů hned při pořízení, je-li pod limitem).
Problémů je hned několik. Prvním může být daňová uznatelnost takových výdajů. Klíčem by mělo být samozřejmě jejich využití k dosažení a udržení zdanitelných příjmů (neříká-li zákon něco jiného), ovšem je otázkou, jak se bude správce daně stavět k užívání softwaru na zařízení, které poplatníkovi (zde zaměstnavateli) nepatří.
Může to samozřejmě vyřešit smlouva, ale jde o to, jak se bude pohlížet na možnost, že by zaměstnanec software využíval i pro sebe. Pokud bude přímo stanoveno, že ho využívat může, může to mít za následek krácení daňové uznatelnosti (v některých případech to může být složité počítat, například u plovoucích licencí apod.).
Naopak zaměstnanci to může přinést povinnost platit daň z takového „nepeněžního příjmu“ (podobně jako třeba u služebního automobilu používaného i pro osobní potřebu); ta u dražšího softwaru může být poměrně citelná. Pokud možnost osobního používání stanovena nebude, může se stát, že bude zaměstnavatel nucen prokazovat finančnímu úřadu, že k takovému užívání nedochází.
Poznámka autora: Nemusí nastat situace, že by byla u zaměstnavatele krácena daňová uznatelnost a současně by zaměstnanec platil daň z nepeněžního příjmu. Daňové předpisy se ale často mění a těžko předvídat, jak budou vypadat za pár let.
Pořídí-li si software naopak zaměstnanec a využívá ho ve prospěch zaměstnavatele, může také nastat komplikace – a to zejména v případě, že by mu na něj chtěl zaměstnavatel přispívat. Správné účetní a daňové zvládnutí takové situace může být docela oříšek.
U svobodného softwaru se za poskytnutí licence neplatí a proto je jeho hodnota pro účetní a daňové účely nulová. Odpadá tedy veškerá administrativa s tím spojená, přestože samozřejmě nikdy nelze úplně vyloučit, že se při daňové kontrole může někomu něco zdát divné.
Poznámka autora: Nelze nevzpomenout na někdejší vyjádření Ivana Fuksy, tehdy náměstka ministra financí, o daňové neuznatelnosti hardwaru, pokud k němu není pořízen (placený) software. Výroky tohoto typu mohou samozřejmě způsobovat určité znejistění.
Ještě možná stojí za zmínku, že ke svobodnému softwaru (ovšem i k proprietárnímu) lze mít různé formy placené podpory. Ta může být nějak vázána i na počet instalací a může se týkat i BYOD. Pak je samozřejmě potřeba řešit správné účtování a daňovou odpočitatelnost výdajů, rozhodně to ale nestaví svobodný software do horší pozice než proprietární.
Shrnutí
Svobodný software se ukazuje být pro BYOD ideální – a to po stránce právní, administrativní, účetní i daňové. Oproti proprietárnímu softwaru je u něj situace obecně příznivější, znamenající méně starostí, méně právních rizik, méně administrativy, prakticky žádné účetní a daňové záležitosti. Proto lze tuto kategorii softwaru pro BYOD s klidným svědomím doporučit.
